우리관리 제7기 우수 관리사무소장 해외연수
[아파트관리신문=고현우 기자] 우리관리는 일본의 맨션관리현장을 살펴보고 그 장점을 벤치마킹하고자 ‘제7기 우수 관리사무소장 해외연수단’을 꾸리고 지난달 20일부터 22일까지 일본을 방문했다. 연수단은 노병용 회장, 김수태 사장, 최창해 부사장 등 본사 임원들과 지난해 8월 개최된 ‘제15회 관리서비스 개선 경진대회 시상식’에서 대상과 최우수상을 수상한 관리사무소장들로 구성됐다.
“관리주체의 작은 노력
입주민들에게 큰 도움”
연수단은 일본 최고의 부동산 그룹 미쓰이부동산레지덴셜서비스의 안내를 받아 스마라보와 대규모 맨션 단지들을 견학했다.
스마라보는 주거를 의미하는 ‘스마이(住まい)’와 연구소를 의미하는 ‘래브러토어리(laboratory)’를 합성해서 만든 말로 맨션과 똑같은 공간을 구현해 맨션 관리 시 필요한 업무의 실습이 가능하도록 한 연수센터다.
센터 입구에는 맨션의 공동현관, 관리인 창구가 조성돼 있으며 이곳에는 공동현관의 조작 방법, 안전장치 등에 대한 설명이 포함돼 있었다.
연수단은 “안전장치가 있다는 것은 해당 공간에 입주민에게 위험이 되는 요소가 소재한다는 의미”라며 “사소해 보일 수 있지만 관리직원으로서 이런 점들을 사전에 파악하고 입주민들에게 안내하는 것은 매우 중요하다”고 소감을 밝혔다.
센터 내부로 조금 더 들어서면 공용부분과 전유부분의 구조, 설비, 마감재 등을 파악할 수 있었다. 또한 마감재 중 대리석의 경우 종류에 따라 청소 방법이 달라지기 때문에 이에 대한 연수 코너와 건물 외벽의 성능저하를 부분별·종류별로 확인할 수 있는 코너도 마련돼 있었다. 미쓰이부동산레지덴셜서비스 관계자는 “외벽 균열은 입주자 입장에서 큰 불안을 느끼는 요소 중 하나로 관리회사 입장에서 신속하게 발견해 보수하는 것을 중요하게 생각하고 있다”고 설명했다. 전유부분의 경우 관리회사의 관리영역이 아님에도 그 구조를 파악하는 이유를 묻자 미쓰이부동산레지덴셜서비스 관계자는 “입주자들의 질문에 언제든 대응할 수 있도록 관련 지식을 쌓아두기 위한 것”이라고 답했다. 이 대답은 연수단에게 강렬한 인상을 남겼으며 연수단은 전문가인 관리회사의 작은 노력이 입주자에게는 큰 도움으로 작용할 수 있다고 생각하는 계기가 됐다고 한다.
“일본 맨션관리업계 현안
우리나라와 비슷”
스마라보 견학 이후 맨션 견학에 앞서 연수단은 미쓰이부동산레지덴셜서비스 본사를 방문해 사내를 탐방했다.
미쓰이부동산레지덴셜서비스는 직원들의 업무공간을 지정된 책상과, 파티션 없이 부서별로 구획만 하는 ‘프리 어드레스’ 제도를 도입했다. 또한 모든 직원에게 노트북을 지급해 업무공간 이외에도 다양한 커뮤니티 공간, 휴게공간에서도 근무가 가능하도록 했다.
탐방 후 미쓰이부동산레지덴셜서비스 회사 소개와 현안 발표 등이 이어졌다. 소개에 따르면 미쓰이부동산레지덴셜서비스는 지난해 10월 기준 25만1250세대를 관리하고 있으며 2992명이 근무하고 있고 이들 중 929명이 우리나라의 주택관리사와 유사한 자격을 보유하고 있다. 회사 및 관리직원들이 수행하는 업무는 ▲배수관 청소 ▲급수 펌프·소방설비·엘리베이터 등 주요 시설 점검 ▲공용부분 청소 ▲민원 응대 ▲관리조합(우리나라 공동주택의 입주자대표회의) 운영 보조 등이었다.
미쓰이부동산레지덴셜서비스는 “일본은 지진 등 재난 상황이 잦고 직장인들은 관리직원들의 근무시간에는 맨션에 머물고 있지 않아 시간적인 문제로 관리규약 등 관련 문서 열람, 민원 접수, 질의를 하지 못하는 경우가 종종 발생했으며 관리사무소에서는 입주자명부, 커뮤니티시설 사용대장, 관리비 지불방법 변경, 입주자 차량·자전거 정보 등을 모두 문서로 보관하는 데 어려움을 느꼈다”며 “이에 따라 재난 상황을 휴대전화를 통해 알리고, 이전에는 전화·팩스·서면으로 신청했던 업무들을 입주민 웹사이트를 통해서 신청 가능하게 하고, 모든 문서를 디지털 시스템으로 보관하는 등 최근 일본에서도 관리업무의 IT화를 추진하고 있다”고 설명했다. 이어 ▲고령화에 따른 노인, 치매 환자 지원 ▲건물 노후화 및 관리조합의 책임자 부족으로 인한 문제 ▲과도한 클레임·모욕·폭언·금품 요구 등 입주민 괴롭힘 대응 ▲전기차 도입 등 새로운 주거 트렌드에 대해 소개했다.
연수단은 “일본 맨션관리업계의 현안과 새로운 주거 트렌드는 우리나라와 비슷한 점이 상당히 많다”며 “특히 일본은 우리나라보다 먼저 고령화사회에 진입한 만큼 이에 따른 지원 등 상당 부분에서 벤치마킹할 점이 있었다”고 전했다.
“하루미 플래그, 대규모 단지
관리의 이상적 모델”
이후 연수단은 하루미 지구의 대규모 맨션 단지 하루미 플래그를 견학했다. 하루미 플래그는 2021년에 개최된 도쿄올림픽 선수촌 아파트로 사용된 건물을 보수해 분양한 맨션 단지다. 총 2698세대로 이뤄져 있으며 미쓰이부동산레지덴셜서비스는 이 중 파크빌리지 1637세대를 관리하고 있다.
하루미 플래그는 3개의 큰 블록으로 이뤄져 있는데 블록별로 각자의 관리조합과 3개의 블록을 통합하는 전체 관리조합이 존재한다. 이 중 전체 관리조합의 관리는 미쓰이레지덴셜서비스에서 담당하고 있다.
맨션 유지관리 등 물리적 관리는 블록별 관리조합에서 담당하고 있으며 전체 관리조합은 단지 내 조경 관리, 커뮤니티 활성화 업무를 수행하고 있다. 특히 커뮤니티 활성화의 경우 하루미 플래그 내 임대맨션과도 연합해 실시하고 있다.
미쓰이부동산레지덴셜서비스 관계자는 “하루미 플래그는 도쿄의 신규 대단지면서 젊은 세대를 주 고객층으로 선정한 만큼 파티룸, 게스트룸 등 다양한 커뮤니티시설을 저렴한 금액으로 이용할 수 있어 매우 인기가 많은 맨션”이라며 “이외에도 입주민이 자율적으로 이용할 수 있는 북카페, 라운지, 실내 놀이터 등이 조성돼 있다”고 설명했다.
연수단은 하루미 플래그에 이어 초고층 타워맨션인 파크타워 하루미를 견학했다.
파크타워 하루미 역시 하루미 플래그와 마찬가지로 젊은 세대를 주 고객층으로 선정해 커뮤니티 활성화에 많은 노력을 기울이고 있었다. 또한 화려한 조경 조성과 색채계획이 이뤄져 있어 연수단은 “맨션 단지가 아닌 테마파크에 방문한 느낌을 받았다”고 전했다.
쓰레기 수거 방법도 독특했다. 각 층에 쓰레기 수거 장소가 있고 청소원이 각층의 쓰레기를 모아서 지하의 집하장으로 가져가면 압축기로 압축시켜 처리했다. 쓰레기는 하루에 2번 집하장으로 옮겨지며 쓰레기장은 매우 깨끗하게 청소, 관리되고 있었다.
특히 파크타워 하루미에서 눈여겨볼 만한 점은 40대 관리조합 이사장이 다양하게 분포된 연령대의 입주자를 아우르는 역할을 하고 있으며 대학생 대표도 있다는 점이었다. 일본에서도 맨션관리에 대한 관심도가 줄어들고 있는 현실에서 파크타워 하루미 입주자들의 관리에 대한 관심과 노력을 엿볼 수 있는 부분이었다.
연수단은 “우리나라에서는 하나의 대규모 단지를 다수의 회사가 관리하면 무조건 이로 인한 분쟁이 발생할 것”이라며 “그런 점에서 전체 관리조합을 한 회사에 일임하고 있는 하루미 플래그 관리 사례는 대규모 단지 관리의 이상적인 모델”이라고 평가했다.
“지속 가능한 도시에 대해
생각하는 계기”
연수단은 일본 입국 첫날 맨션관리를 체험하기에 앞서 모리빌딩 주식회사의 대표적인 도시재생 프로젝트 롯폰기힐스를 방문했다.
롯폰기는 과거 미군이 주둔하던 지역으로 외국인이 주로 이용하는 유흥업소가 즐비한 지역이었다. 쇠퇴하고 있던 롯폰기는 모리빌딩의 도시재생사업을 통해 활력있는 지역으로 탈바꿈했다. 롯폰기힐스에 건축된 모리타워 52층에 설치된 전망대는 도쿄 시내를 360도 전망할 수 있으며 한 층 위인 53층에 조성된 미술관을 즐기는 관광객의 유입으로 모리타워가 지역의 랜드마크가 된 것이다.
연수 마지막 날에는 요코하마 미나토미라이21을 방문했다. 미나토미라이21은 요코하마의 스프롤 현상을 막기 위한 워터프론트 재개발의 일환으로 1983년부터 시작됐으며 지금까지도 개발이 이어지고 있다. 연수단은 건물 69층 스카이가든에서 요코하마항 전경을 볼 수 있는 랜드마크 타워, 보세창고로 사용되던 건물을 리노베이션해 복합문화·상업시설로 정비된 아카렌가 창고 등을 둘러봤다.
연수단은 “롯폰기힐스와 미나토미라이21은 우리나라의 도시정비사업과 비슷해 보이는데 이번 견학이 도시정비사업을 통한 지속 가능한 도시에 대해 생각해 보는 계기가 됐다”고 소감을 남겼다.