현장 경험과 성공적인 입주관리 노하우 공유
[아파트관리신문=온영란 기자] 우리관리는 지난달 29일 우리관리 본사에서 지난해 입주사업장 43개 관리사무소장을 대상으로 ‘성공적인 입주관리 노하우 공유’를 주제로 워크숍을 개최했다.
이날 워크숍에는 노병용 회장을 비롯해 김영복 대표이사, 나상인 부문장, 최창해·정기옥 그룹장과 영업본부별 본부장, 사업부장들이 참여해 관리소장들과 의견을 나눴다.
이번 워크숍은 아파트 입주사업장의 축적된 노하우와 현실적인 어려움을 함께 나누고 다양한 시각과 경험을 공유하기 위해 마련됐다.
노병용 회장은 “입주사업장은 입주 초기에 어려움이 많다 보니 입주사업장을 선호하는 이들도 있고 기피하는 경우도 있는데 실제로 현장에서 느끼는 어려움은 각자 다를 것이라 생각한다”면서 “오늘은 입주사업장에 따른 보다 체계적인 업무지원을 위해 자리를 마련한 만큼 더 나은 방향을 함께 고민하고 피드백과 개선점을 공유하는 시간이 되길 바란다”고 말했다. 이어 입주아파트 3곳의 사례발표가 진행됐다.
경기 화성이편한세상동탄파크아너스 이정화 관리소장은 성공적인 아파트 관리를 위한 핵심 요소로 역량 강화, 소통 체계 구축, 장기 계획, 데이터 기반 관리를 제시했다.
관리자는 최신 법규와 기술, 갈등 해결 역량을 갖춰야 하며 입주민도 공동체 생활에 대한 이해와 시설 사용법, 관리비 구조를 알아야 한다는 것이다. 또 민원 대응의 신뢰성 확보, 사업주체와의 매뉴얼 공유, 정확한 정보 전달과 직원 교육을 통해 투명하고 효율적인 소통 채널 유지를 강조했다. 이어 단기 성과보다 지속가능성을 중심에 두고 시설물 상태 점검, 하자 대응, 인사관리 등을 체계적으로 준비해야 하며, 무엇보다 체계적인 데이터 기반 관리를 통해 비용 절감과 서비스 품질 향상을 이어가야 한다고 말했다. 이 소장은 “이 네 가지가 균형 있게 작동할 때 아파트 관리의 질은 근본적으로 달라질 것”이라고 강조했다.
인천 왕길역로열파크씨티푸르지오 최돈식 관리소장은 “입주관리 사업장에서 재계약은 단순한 연장 절차가 아니라 업무의 연속성과 정확성, 회사의 우월성 등을 고려해 입주민에게 유리한 결정이 필요한 과정으로 입주자대표회의나 감사단이 관리 실적을 객관적으로 평가하고, 개선 요청 사항에 대한 대응이 이뤄졌는지가 중요한 기준이 되므로, 단순히 새로운 제안서나 인건비 절감만을 근거로 재계약 여부를 판단하기보다는 실제 운영의 맥락과 현장 적합성을 중심으로 접근하는 것이 바람직하다”고 말했다. 또한 “재계약의 당위성은 결과적으로 입주민들의 실질적인 생활 만족도와 직결되므로 관리회사의 전문화된 시스템을 통한 체계적 관리, 관리회사의 지속적인 책임감과 개선 노력, 입주민과의 신뢰 관계가 유지된다면 재계약은 선택이 아닌 당연한 결정이라는 인식이 확산되고 있으므로 이를 유념해 업무를 진행하면 된다”고 강조했다.
경기 김포풍무역파크트루엘(집합건물) 권민정 관리소장은 “집합건물 도급사업장 입주에 따른 세금계산서 발행 등의 업무에 어려움이 많아 ‘고유번호증 발급’을 통해 행정 간소화에 큰 효과를 거두고 있다”면서 “고유번호증을 발급받은 후에는 관리비 및 기타 세금계산서 발행이 체계화 및 투명화 됐고, 수익 창출의 기반도 마련했다”고 설명했다. 특히 권 소장이 관리하는 집합건물은 전기가 아닌 청정연료인 가스를 사용하는 GHP(가스히트펌프) 시스템을 통해 냉방을 구현하는 방식으로 설계됐는데 이는 탄소배출 저감은 물론, 장기적으로 에너지 비용 절감까지 고려한 구조로 지속가능한 집합건물 모델로 평가받고 있지만 많은 공부가 필요한 분야라고 밝혔다. 이어 권 소장은 “GHP를 도입한 건물에 지원하는 지원금 획득에 있어 모두가 어렵다고 했지만, 장기간에 걸친 서류작업과 조사 및 실사작업을 통해 노력한 결과 한국가스공사에서 지원하는 가스냉방설비 설치지원금(약 1억 5000만원)을 받을 수 있었다”고 말해 모두의 박수를 받았다.
이어진 현장 관리자들의 의견 청취 시간에서는 입주 초기 프로세스의 미비와 경비·미화 등 현장 인력의 교육 부족이 공통된 의견으로 떠올랐다. 입주 초기에는 일반 단지보다 복잡하고 민감한 상황이 많기 때문에 현장에 투입되는 인력에 대한 맞춤형 교육이 선행돼야 한다는 것이다. 또한 초기 입주 단지는 아파트 전체의 첫인상을 결정짓는 중요한 시기인 만큼, 차별화된 시스템과 지원이 필요하며 제대로 된 장비와 복장이 갖춰져야만 관리사무소의 신뢰도를 높일 수 있다며 빠른 피복 지급 등을 요청했다.
이에 우리관리 나상인 부문장은 “입주관리를 단순히 ‘새로운 단지 대응’으로만 간주하지 말고, 브랜드 신뢰를 쌓는 첫 관문으로 인식하고 최선을 다해달라”면서 “앞으로도 이런 소통의 자리를 자주 마련하고 오늘 나온 의견들을 바탕으로 개선점은 적극 보완해 나가겠다”고 답하며 워크숍을 마무리했다.