우리관리 플랫폼 ‘우리Genie’
핸드북 등 제공해 업무 개선
[아파트관리신문=서지영 기자] 아파트 관리사무소 종사자들을 위한 업무 관리플랫폼이 많은 도움이 된다는 것이 설문조사를 통해 드러났다.
주생활연구소는 최근 우리관리 소속 관리사무소장 645명을 대상으로 실시한 관리업무 종합플랫폼 ‘우리Genie(우리지니)’ 만족도 조사 결과 대다수 관리소장들이 높은 만족도와 활용도를 보였다고 밝혔다.
우리지니는 우리관리가 3년 전인 2022년 7월 출범 20주년을 맞아 내놓은 관리종사자 대상 종합관리플랫폼으로 ▲자료센터 ▲업무센터 ▲소통센터 등을 통해 관리소장, 회계직원 등 소속 사업장 직원들의 업무에 필요한 자료와 문서 등을 제공하는 시스템이다.
‘자료센터’는 공동주택 관리에 필요한 매뉴얼, 양식, 서식, 관계법령 등 15,000건 이상의 자료를 쉽게 찾아 활용할 수 있도록 메뉴 방식으로 제공한다. ‘업무센터’는 필요한 양식·서식, 공고문·사인물, 규정, 매뉴얼, 법령, 사례 등 방대한 자료들을 관리소장, 경리, 시설·안전, 신규입주, 사업자선정, 공동체활성화, 민원응대 등의 업무 유형별로 분류, 하이퍼텍스트 방식으로 연계해 일종의 전자매뉴얼인 업무핸드북과, 정기적인 법정 업무들에 대해서는 각 업무별 의무사항과 절차, 필요 서류 등을 안내하고 일정에 따라 자율적으로 누락없이 수행할 수 있도록 지원하는 관리캘린더를 제공한다.
또 ‘소통센터’는 본사와 사업장 간, 또는 각 사업장 간 정보와 의견교류 등에 활용되고 있으며 ‘우리ON’을 통해 직원들이 언제 어디서나 교육과 행사, 뉴스 등 직무관련 동영상 콘텐츠를 시청할 수 있다. 우리지니 공개 3주년을 맞아 사용자인 관리소장들의 사용 경험과 만족도 확인을 위해 실시된 주생활연구소의 설문조사에서 우리지니의 업무센터, 자료센터, 소통센터에 대한 전반적인 활용도가 높다고 응답한 응답자는 89.2%(높음 60.5%, 매우 높음 28.7%)였고, 전반적인 만족도 또한 98%(높음 64.8%, 매우 높음 33.3%)가 만족한다고 답해 우리지니 운영 효과가 높은 것으로 나타났다.
세부적으로는 업무센터에서 제공하고 있는 업무 핸드북이 도움된다는 응답이 97.8%(도움됨 53.5%, 매우 도움됨 44.3%), 관리캘린더가 도움된다는 응답이 88.4%(도움됨 59.4%, 매우 도움됨 29%), 자료센터에 유용한 자료가 많이 있다는 응답이 96.1%(많음 60.8%, 매우 많음 35.3%)로 나타났다.
접속빈도를 살펴봐도 응답자 77%가 일주일에 2~3회 이상 접속하는 것으로 나타나 활발한 이용 현황을 확인할 수 있었다. 또한 타사 근무경험이 없는 경우보다 타사 근무경험이 있는 경우에 만족도가 더 높게 나타나 우리지니가 업무수행에 긍정적인 영향을 주고 있는 것으로 분석됐다.
이에 더해 주생활연구소는 “장기 근속자일수록 매일 활용하는 비율이 높아 우리지니가 업무의 일상적인 도구로 자리잡고 있음을 짐작해 볼 수 있다”고 밝혔다.
업무 핸드북 활용도와 관련해 가장 도움이 되는 핸드북(중복응답)은 관리소장 핸드북, 시설안전 핸드북, 사업자 선정 핸드북 순으로 나타났다. 자료센터에서 자주 찾는 자료의 종류(중복응답)는 양식·서식이 71%로 가장 많았고 다음으로 사인물, 교육자료, 매뉴얼 등 순이었다.
이처럼 소장들은 우리지니 사용에 전반적인 만족감을 표하며 우리지니를 통해 효율적인 업무가 가능해졌다고 평했다. 공동주택 관리업무는 시설 관리뿐만 아니라 회계 관리, 사업자 선정, 민원 응대, 개인정보 관리, 노무관리, 다양한 행정업무 등으로 복잡하고 관련 제도도 많아 종사자 혼자서는 업무 관리가 힘들 수가 있는데 우리지니와 같은 지원 플랫폼이 효과적인 업무개선을 도울 수 있는 것이다.
한미경 수원아너스빌위즈 관리소장은 “현장에서 시설 관리, 민원 대응 등 여러 관리업무를 수행하다 보면 관련 자료를 찾아볼 새도 없이 바빠 업무 시기를 놓치거나 미처 챙기지 못하는 경우도 있는데 우리지니를 통해 이러한 빈틈을 보완할 수 있어 큰 도움이 된다”며 “본사 직원들도 많은 지원을 해주지만 우리지니가 있어 직접 본사에 전화해보지 않고도 필요한 정보와 자료를 손쉽게 찾아볼 수 있어 편리하다”고 소감을 전했다.
박순화 수원영통신명동보아파트 관리소장은 “최근 공동주택 관리현장에 안전관리가 주요 화두인데 이에 대한 업무 매뉴얼과 지침, 특히 자율점검을 지원하는 ‘안전보건 이행점검’을 통해 원활하게 안전관리 업무를 추진하고 있다”며 “이전에는 궁금한 제도 등이 있을 때마다 인터넷에서 일일이 찾아보거나 지자체 등에 문의해야 했었는데 지금은 우리지니에 필요한 자료가 다 있어 여기저기 찾아볼 필요 없이 자료를 찾을 수 있어 시간이 절약된다”고 말했다. 이어 박 소장은 “본사의 여러 전문가들이 정리한 자료인 만큼 더욱 신뢰하고 따를 수 있다”고 덧붙였다.
한편 관리현장에는 입주민 생활 서비스를 위한 아파트앱뿐만 아니라 관리비와 공사이력, 입찰정보 등을 등록하도록 하고 있는 정부의 공동주택관리정보시스템(K-apt)과 시설물통합정보관리시스템(FMS), 일부 지자체에서 전자결재 등을 위해 활용토록 하고 있는 플랫폼, 회계업무를 중심으로 한 민간의 관리업무 플랫폼 등 다양한 플랫폼과 시스템이 존재하고 있다.
이와 관련 우리관리 관계자는 “투명하고 효율적으로 운영되는 관리 체계와 입주민 생활 편의를 위해 아파트를 둘러싼 정부, 지자체, 민간의 플랫폼·시스템들이 서로 쉽게 연계될 필요가 있다”며 “아파트앱과 회계 시스템 등 연동을 막는 장애를 해소하고 관리를 둘러싼 요소들이 연결성을 지닐 수 있는 방향으로 나아가야 할 것”이라고 의견을 전했다.
출처 : 아파트관리신문(http://www.aptn.co.kr)