웃음 꽃 피어나는 이야기
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08
월호
2016년 8월 VOL.76
구리동방아파트
관리소장 : 최기성
최초계약일 : 1999-03-05
세대수 : 370
주소 : 경기도 구리시 체육관로 124
우리관리는 지난 2010년부터 전 사업장이 참여한 가운데 관리비 절감 및 관리서비스 개선 우수사례를 공유하고 포상하기 위한‘ 관리비 절감사례 경진대회’를 개최하고 있다. 지난 6월 23일에는 경기 안양시 안양아트센터 관악홀에서 관리소장 및 본사 임직 원 800여명이 참석한 가운데‘관리비 절감사례 경진대회’ 일곱 번째 행사가 성황리에 개최했다.
이날 대회를 위해 본사 심사위원단은 사전 접수된 227건의 사례에 대한 엄격한 심사를 거쳐 최종 9건의 우수사례를 선정했다. 대회 본선에서는 선정된 우수 사례를 제출한 관리소장들이 직접 발표자로 나서 프레젠테이션을 통해 경합을 벌였다. 최종 심사는 노병 용 대표이사와 김한준 회장이 맡았다.
227대 1의 경쟁률을 뚫고 수상자 명단 가장 높은 곳 에 이름을 올린 이는 오늘의 주인공 구리동방아파트 최기성 소장이었다. 그는 ‘입주민 홍보를 통한 민원 사례 감소, 문서 표준화’를 주제로 사례발표를 진행 했고 최고점을 받아 대상의 영예를 안았다.
특명! 불법주차를 줄여라
준공 후 오랜 세월이 흐른 아파트의 주차문제는 숙명과도 같다. 기자 역시 아파트에 거주하며 항상 주차난으로 스트레스를 받고 있어, 관리주체와 입주민 각자의 입장을 잘 알고 있다.
구리동방아파트는 효율적인 주차관리로 주차난을 해결해 주목 받고 있다. 구리동방아파트의 총 주차면수는 321개다. 등록된 차량의 수는 360대로 주차공간이 다소 모자라긴 하지만 심각한 상황은 아니다. 하지만 주변에 ▲구리시장, 체육관, 세무서 인접 ▲주차차단기 미비 ▲단지 통과 차량 제재방법 부족 등의 문제점이 있어 외부 차량의 불법주차 빈도가 높았다.
이에 따라 관리주체는 입주민 최대 민원인 주차난을 적극 해결하기로 했다. 먼저 1일 2회 주차 단속을 통해 현황을 파악한 결과 월 3회 이상 적발된 차량이 22대에 달한다는 결론을 내렸다. 그 후 불법주차 차량번호를 게시판에 공개하고 지속적인 연락 및 주차위반 안내 4종 세트(주정 차 위반, 장기 불법주차 안내, 주차스티커 교체 발급 안내, 오토바이 주차 안내)를 통해 계도를 실시했다. 불법주차 차량 대수, 스티커 부착건수 등 단속현황은 대표회의 회의시 보고하며 추이 를 관찰했다.
<사진>왼쪽부터 차례로 단지 내 차량 안내판, 주차위반 안내 4종 세트, 단지 출입구 차량 통제
특히 단지 출입구 2개 중 하나를 폐쇄하는 초강수를 두고 불법주차 차량의 접근 자체를 막기도 했다. 출입구 폐쇄로 주민들의 통행에 다소 불편이 생기기도 했지만 주차난이 더욱 큰 불편이라 는 판단에서다. 이 같은 노력 끝에 주차 단속 건수는 종전 200대에서 꾸준히 줄어 지난 5월에는 55대까지 줄어들었다.
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불법주차 차량이 줄어 자연스레 입주민들의 민원도 줄어들고 있습니다.
그리고 주차관리는 경비원들이 가장 중요하게 생각하는 일이라고도 할 수 있는데
불법주차가 줄어들다보니 경비원들의 부담도 상당히 줄어들었죠.
그리고 등록되지 않은 입주민 차량의 등록대수도 20여대가 늘었습니다.
- 최기성 관리소장 -
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꼼꼼한 관리업무로 신뢰도 UP!
구리동방아파트의 수장 최기성 소장은 꼼꼼하고 정확한 업무관리로 관리주체에 대한 신뢰도를 높였다. 먼저 철저한 문서파일링을 통해 각종 서류를 알기 쉽게 정리하고 있다. 방식은 이렇다. 입주자대표회의 회의자료나 사업자선정 자료 등의 자료는 문서철 대신 아예 제본하여 책으로 만들어 보관한다.
이유는 무엇일까? 최 소장에 따르면 서류 영구보존 및 위험관리에 탁월하다. 서류가 중간 중간 누락되는 것을 방지할 수 있기 때문이다. 제본을 하며 몇 페이지로 구성된 책자인지 표시를 해두면 페이지 수만 세어봐도 중간에 어떤 페이지가 뜯겨 나갔는지 금새 알아차릴 수 있다는 것이다. 물론 제 본한 책자는 굳이 페이지 수를 세어 보지 않아도 뜯긴 자국이 금세 표시가 난다고 한다. 이보다 좋은 증거자료는 없는 셈이다.
또한 필수 업무 누락 방지를 위해 계약서 게시 및 등록 관리대장을 활용하고 있다.
이 대장은 수의 또는 입찰 계약에 따른 각종 게시, 등록, 수취 보관 여부를 관리 하기 위해 만들어졌다. 대장에는 관리번호/일자/계약명/계약 유형(공사 또는 용역)/업체명/계약구분/금액 등 일반사항은 물론 해당 계약에 대한 단계별 업무처리 체크란(사업수행실적평가표, 게시판 게시여부, K-APT 등록, 4대 보험 가입증명서, 계약이행 및 하자보증증권)을 만들어 업무 누락사항이 발 생하지 않도록 하고 있다.
이와 함게 민원처리 실명제를 도입하여 층간소음, 세대 민원, 공용부분 민원 등 민원 전반에 대해 처리자를 공개하고 있다. 실명제로 민원처리가 진행되기 때문에 직원들의 책임감이 높아져 그만큼 양질의 서비스를 제공할 수 있게 됐다.
뿐만 아니라 층간소음, 승강기 사용, 공사 신고, 연체관리비 등 수많은 지침이 있음에도 관련 민원이 계속되는 원인이 홍보 부족에 있음을 파악하고 관리비 부과내역서를 활용해 관리주체의 업무를 적 극 홍보하고 나섰다. 특히 읽고 싶은 마음이 전혀 들지 않는 기존의 깨알 같은 글씨의 관리비 부과 내역서를 큰 글씨로 주제별 요약하여 제공함으로써 가독성도 높였다.
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관리비 절감은 당연!
관리비 절감사례 경진대회 대상을 차지한 사업장답게 구리동방아파트는 관리주체와 입주자대표 회의가 머리를 맞대고 관리비 절감을 위한 다양한 노력을 기울였다.
먼저 지난 2014년에는 전기계약방식을 단일계약 방식으로 바꿔 2014년 4월부터 2015년 3월 까지 1년간 2100여만원을 절감하는 성과를 냈다. 이어 2015년에는 공용부분 LED조명 300개 를 자체 교체하여 1년간 공동전기료 700만원을 추가로 줄였다.
수도의 경우에는 수도관 누수부위를 찾아 적절히 보수함으로써 누수 발생 전 수준으로 수도요금 사용량을 줄였다. 별다른 낭비요소가 없었음에도 점점 증가하는 수도요금을 이상하게 여긴 관리 주체와 대표회의는‘수돗물이 새고 있다’는 결론을 내리고 누수부위를 찾기로 했다. 탐지 비용만 해도 700만원이 넘는다는 이야기를 듣고 고민만 더 커지게 되었지만 본사 기술지 원팀의 도움으로 직원들이 자체 탐지를 실시한 끝에 누수부위를 찾아 해당 부분에 대해서만 외 부업체에 보수를 의뢰해 약 80만원의 비용으로 간단히 보수를 마칠 수 있었다.
보수 후 수도 사용량을 재측정한 결과 2014년 82,554톤까지 치솟았던 수도 사용량이 지난해 69,052톤까지 줄어든 것을 확인할 수 있었다. 종전까지 71,663톤으로 가장 낮은 사용량을 기록 했던 2009년보다도 낮은 수치였다.
이 같은 노력으로 구리동방의 2014년 ~ 2015년 관리비 누적 절감액은
1억 3천만원에 달하고 있다.
최 소장은 “관리비 절감사례 중 수도요금 절감에 대해 높이 평가하고 싶습니다. 누수가 있는 것은 분명한데 누수 부위를 어떻게 찾아야 할지 고민이 많았어요. 하지만 본사 기술지원팀의 도움으로 손쉽게 누수 부위를 찾아 비용을 대폭 줄일 수 있었습니다. 보수 후 사용량 수치가 뚝 뚝 떨어지는 모습을 보니 뿌듯하네요”라고 밝혔다.
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지숙자 대표회장은 취재 말미에 기자에게 다음과 같이 밝혔다.
“저번 임기 때 동대표 총무 직을 맡았다가 이번 임기에 들어 대표회장으로 당 선되었습니다. 저는 아파트도 하나의 큰 가정이라 고 생각합니다. 가정처럼 구석구석 살피며 가꿔나 갈 수 있지 않을까 하는 마음에 출마를 결심했었 지요. 일을 하면서 고민도 많지만 무엇인가 해냈 을 때는 보람이 아주 큽니다. 저를 비롯한 입주자대표회의 구성원들은 환상의 팀워크를 유지하며‘ 소탐대실’이라는 말을 항상 가슴에 새기고 정직하게 아파트를 위해 봉사할 것 입니다.”
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구리동방아파트와 함께하는 사람들
뒷줄 맨 왼쪽부터 시계방향으로 최찬홍 경비대원, 박종호 기전계장, 최기성 관리소장,
이복동 총무이사, 김봉식 노인회장, 지숙자 대표회장, 김희경 경리주임, 강병관 경비반장